Word差し込みで行っていた送付状をkintoneにリプレイス

今回は脱アナログを志してkintoneに運用移行を決めた事務用品販売会社さんの事例です。

もともとは様々なデータをエクセル管理しており、複雑な数式でクラッシュ、、、！あのファイルはどこにいった！？が頻発するようになり、コスト重視でクラウド管理を進めている最中です。

現在はひとしきり顧客データなどのデータベースを移し切ったところ。

新規の顧客登録もスムーズに運用できるようになったところで、中ボスの出現です。そう

従来はエクセルで管理しているベースデータを元に売上データと突合して請求書のベースを作成し、顧客ごとに分かれたボリューミーなシートをPDF請求書に起こす。

さらに請求書は郵送なので送付状（ヘッダー）も顧客ごとにWordの差し込みで複製。印刷して組み合わせて発送、、、という状態です。

これをkintoneで解消していきます。

と、心温まる要件のもと、いざ実装です。

まずは現状を整理。今ある請求に関わるアプリは

この2点。十分ですね。

作成したい書類は

これを手間なく作成し、郵送までのプロセスを簡易化することが今回の目的です。

本件を達成するためには大きく分けて3つの機能が必要になります。それが

これらをまとめて実行できるアプリ、「請求入金管理」を新たに作成していきます。

全て弊社のプラグインで揃えます。今回は3つ使いますが、いくつ使っても定額なのでコスト感を低減できます。

このアプリには、顧客情報を格納するフィールドと、売上明細を格納するテーブル、明細を合計する計算フィールド、請求書ファイルの添付フィールドなど、請求書に必要なフィールドを設置しておきます。このアプリで入金消し込みもできると便利なので、入金日や入金額などもあると良いでしょう。

このアプリに先ほどの3つのプラグインを適用させておきます。

▶︎▶︎▶︎一撃！請求データ作成プラグイン

売上管理アプリを対象としてプラグイン設定を行います。このプラグインは売上アプリが1レコード1売上ならば、それを明細とみなして顧客ごとの請求書レコードを一発で生成してくれるものです。

今回は売上アプリの顧客名をキーにして、前月分の売上明細を作成するセッティングとしています。ボタン名は"請求データ一括作成"とでもしておきましょう。この設定が終われば、請求データの作成準備は終わったも同然です。

▶︎▶︎▶︎PDF出力プラグイン

出来上がった1レコード1顧客の請求データを帳票にPDF出力するためのものです。テンプレートを用いながら、適切な請求書のマッピングを行います。

こうすることで、実際に出力する際にはボタンひとつで請求書と送付状が出来上がるようになります。

▶︎▶︎▶︎添付ファイル一括DLプラグイン

出来上がった請求書PDFファイルを一括または個別にDLするものです。

顧客ごとにフォルダを分けて圧縮したりもできますが、今回は印刷前提なのでフォルダ分けは無しでセッティングします。

ここまで正しく設定できれば以下のような簡単な請求書作成フローが実現します。

ExcelやWordで何時間もかけていた作業が100件程度なら①〜③が10分足らずで完了します。

しかも印刷した帳票は「Aさん送付状」「Aさん請求書」「Bさん送付状」「Bさん請求書」...という順で出力されるので、上から順に封入していくだけ。

kintone上に請求データやPDFファイルは残りますが、もし念の為外部（Dropboxなど）にも保存しておきたい場合は、添付ファイルDLプラグインで顧客ごとのフォルダ分けをしてDLしたzipを保存してきましょう。整理された状態でDLできますのでそのまま格納してください。

・請求入金アプリの作成：20,700円