カスタマイズ前の状況とやりたいこと
「関連レコードの合計金額や件数を、自動で集計してレコードに保存したい！」
ご覧いただきありがとうございます。
本日は大した実装案件がなかったので事例紹介できません。が！有益な情報は発信しますのでお付き合いください😁
割とご相談の多い関連レコードについてのコツをご紹介します。
kintoneの関連レコードはとても便利ですね。キーさえあれば手軽に他のアプリの情報を関連表示できます。
その関連レコードですが、kintoneを使いこなしてくると、見てるだけじゃ物足りなくなってくるんですよね。
たとえば
・関連レコードを一覧で見たい
・関連レコードをテーブルにして実データとして扱いたい
・関連レコードを集計したい
などなど。弊社のプラグインの中でも需要の高い関連レコード系のプラグインで解決できるので、ユースケースなどを交えてご紹介したいと思います。
カスタマイズ後の状況
では順番に見ていきましょう。
①関連レコードを一覧で見たい
弊社プラグインのご利用数での統計ですが、実はこの需要が最も高いことが示されています。PDF帳票やメール送信よりも利用率が高いです。
詳細画面でしか確認できないというのは非常にネックなようで、パラパラっと一覧上で流し見したい場合や、そのまま関連レコードを編集したいという希望が非常に多いものです。
このプラグインでは関連レコードを一覧上で表示させつつ、
レコードクリックで別タブを開かずに関連レコードの大元レコードを編集できます。
ユースケースとしては
💡 顧客管理と活動履歴アプリが分かれている場合
顧客管理に活動履歴の関連レコードを設置する構成です。
プラグインを使うことで顧客一覧画面を見ながら、「このお客さん、最近どんなやり取りしてたっけ？」がパッと見れます。
もともと顧客の詳細画面を開かないと、最新の活動履歴（関連レコード）が見られないので詳細画面との往復がなくなります。
ブラウザのタブが何個も開いて、どれがどの画面か分からなくなる…なんて悩みからも解放されます。
💡 プロジェクト管理とタスク管理が分かれている場合
プロジェクトに紐づくタスクレコードを関連レコードとして表示させる構成です。
どのプロジェクトで未完了タスクが残っているか、一覧画面から一目で判断できるようになります。
関連レコードをクリックすればタスクレコードがポップアップするので、その場で完了ステータスにする、なんてことができます。
②関連レコードをテーブルにして実データとして扱いたい
関連レコードは「見てるだけ」なら最高なのですが、実データではないため、そこから一歩進んだ業務をやろうとした瞬間に「これじゃできないじゃん…」と頭を抱えることになるんですよね。
たとえば関連レコードは条件（日付など）によって表示内容が流動的に変わるため、「先月見たときと表示が変わっている…」なんてことが地味に起こります。また、「今回だけ端数をちょっと調整したい」といった現場ならではの“ちょい修正”が一切できないのもネックです。
これらを解決するためには、関連レコードのデータを自アプリの「テーブル」にガバッとコピーして固定（実データ化）できれば良いわけです。
1レコード単位でも一括でも、この状況にサクッと持っていけます。
ユースケースとしては、以下のような業務で抜群の効果を発揮します。
💡 売上明細をテーブルに固定して、安全・確実に明細書を作る
Web注文などの販売データをCSVで売上アプリにインポートし、それを関連レコードで引っ張ってきているようなケースです。
関連レコードのままだと、月が替わった拍子に表示内容が変わってしまうリスクがありますが、一度テーブル化してしまえば、どんなに月を跨いでもデータが書き換わることなく安全に保持されます。
「先月の売上明細」を作りたい場合も、関連レコードの抽出条件を先月にしておき、ボタン一つでテーブル化して固定してしまえば一発で確実な明細テーブルが完成します。
💡 見積書から請求書へ、明細データを丸ごと引き継ぐ
見積アプリと請求アプリを分けて運用されている会社様は意外と多いですが、「見積明細をそのまま請求明細に持ってきたい」という要望は非常に多いです。
画面上の関連レコードを見ながら請求アプリ側へ手入力で再転記するのは、苦行でしかありませんしミスの元です。
案件番号などをキーにして、見積明細をごそっと一括でテーブルに持ってくれば、ミスも転記の手間もゼロになり、請求書側での「ちょっとした金額微調整」も自由に行えるようになります。
③関連レコードを集計したい
「一覧で見る」のも便利、「テーブル化して固定する」のも強力。ですが、関連レコードに対する究極の要望といえば、やっぱりこれではないでしょうか。
冒頭でもお伝えした通り、関連レコードは「画面に表示しているだけ」の幻のようなデータです。そのため、kintoneの標準機能では、関連レコードの金額を合計したり、件数をカウントしたりする計算式を組むことができません。
「売上実績の合計を出したい」「今月の対応件数を数えたい」と思ったとき、わざわざ電卓を叩くか、別アプリを開いて確認するハメになります。これではせっかくのデータが活きませんよね。
「見てるだけ」の関連レコードから完全に脱却し、データを強力なビジネスの武器に変えるのがこちらのプラグインです。
このプラグインを使えば、別アプリにある関連レコードの「合計値」「平均値」「最大・最小値」「レコード件数」などを、リアルタイムで自アプリのフィールドに自動集計して保存できます。
ユースケースとしては、以下のような場面で大活躍します。
💡 顧客管理アプリで「累計売上高」や「年間購入回数」をリアルタイム把握
顧客に紐づく「売上履歴（関連レコード）」から、これまでの買い物の合計金額や、購入回数を顧客カード側に自動集計する構成です。
「このお客様は累計100万円以上のご利用があるVIPだ」「過去1年で5回以上リピートしてくれている」といった情報が顧客一覧や詳細画面を開いた瞬間に一目でわかるため、営業やサポートのネクストアクションが劇的にスピードアップします。
💡 案件管理アプリで「最新の行動件数」や「最終アプローチ日」を自動更新
1つの案件に紐づく「活動履歴（関連レコード）」の件数をカウントしたり、最新の日付を引っ張ってきたりするイメージです。
「活動件数が0件のまま放置されている案件」を条件にして一覧で一発抽出したり、グラフ化して動いていない案件をアラート表示させたりといった、一歩進んだマネジメントがkintone標準の機能だけで実現できるようになります。
🎁 おまけ：詳細画面の関連レコードを「その場」で直したい人へ
ここまで「一覧での表示」「テーブル化」「集計」とご紹介してきましたが、最後にもうひとつ、地味だけど痒い所に手が届くおまけプラグインをご紹介します。
標準機能の関連レコードって、詳細画面で見ていて「あ、この関連レコードの大元ちょっと直したいな」と思ったら、青い矢印ボタンを押してわざわざ別タブで大元レコードを開かないと編集できないですよね。これが結構めんどくさい。
そんな時に便利なのが、こちらの「関連レコードダイレクトアクセスプラグイン」です。
関連レコードの詳細ボタンが「編集ボタン」に早変わり。ポチッと押すと、画面が切り替わることなくその場にモーダル（ポップアップ）で編集画面が開きます。
「あ、先週の打合せ履歴のステータス、完了にし忘れてた」なんて時、別タブを開くことなく、その場でポチッとポップアップを開いて「完了」にして保存するだけ。
画面の往復や「無駄なタブだらけ問題」にサクッとサヨナラできる、小粒ながらも優秀なお助けプラグインです。
実装費用目安
kintoneの関連レコードは、標準機能のままでも十分に便利ですが、プラグインを1つ足すだけで「ただの参照画面」から「業務を自動化・効率化する最強のハブ」へと進化します。
・サクッと確認してその場で直したいなら ⇒ 「一覧で関連レコードプラグイン」
・データを固定して帳票や次の業務に回したいなら ⇒ 「関連レコードテーブル化プラグイン」
・リアルタイムに数値を集計して分析したいなら ⇒ 「関連レコード集計プラグイン」
えんのしたのプラグインはいくつ使っても3000円 or 6000円の定額なので躊躇せず全部使ってみてくださいね😃
非営利（NPOなど）や学校法人、公益法人などの非営利団体であれば応援プログラムを適用して2000円/月で利用可能です。
Have a nice kintone！