kintoneで社労士の現場改善！ポチポチ1時間を1分へ

今回は神奈川県に事務所を構えるスタッフ3名の社会保険労務士事務所様。
人手不足によるリソース不足をなんとかしようと、業務効率化を目指してkintoneを導入し、顧問先情報や手続きの進捗管理をご自身でアプリ化。
しかし、実務で運用を始めると大きな課題に直面しました。

それは、算定基礎届や年度更新など「全顧問先で一斉に発生する年次業務」のレコード作成です。
対象となる50社以上の顧問先に対し、1件ずつ「新規追加」ボタンを押し、企業名を選び、未着手ステータスのレコードを手続き管理アプリに作る……。

この単純作業だけで毎回1時間以上を消費
手作業による登録漏れや重複のミスが発生
本来のコア業務が圧迫され、スタッフも疲弊

「せっかくシステムを入れたのに、最初の準備が一番の苦行になっている」という深い悩みを抱えていました。

ご相談を受けた弊社がまず着目したのは、「顧問先管理アプリ（マスター）」のデータ構造です。 

「ボタン一つで対象企業だけを一括登録したい」という理想を実現するためには、システム側が『どの企業が今回の手続き対象か』を判別できる状態にしておく必要があります。

そこで、顧問先マスターに「月次業務（給与計算など）」と「年次業務（算定基礎届など）」という複数選択フィールドを追加しました。

各顧問先がどの業務を契約しているかを事前に登録しておくことで、「ステータスが契約中で、かつ算定基礎届にチェックがある企業」という条件で、システムが自動的に対象を絞り込める土台を整えました。

ちなみになぜこの情報がマスタに不足していたか？それは契約書が紙ベースだったためです。

kintoneの導入に伴い、紙の契約書をレコードに転記する際に心が折れて、必要最低限しか転記しなかったとのことです。あるある。

ここはフィールド追加などをしながら、追加の転記作業は弊社でアナログBPOとして受託し、完全なマスタ内容に更新しました。

実装費用：約20万円（アプリのフィールド追加や修正含む）